Obligation des logiciels de caisse : fin de la tolérance

La loi de finances pour 2016 a créé une nouvelle réglementation des logiciels de caisse dans l’objectif de lutter contre la fraude à la TVA et 2019 marque la fin d’une année dite de tolérance des services fiscaux. Appliquée telle quelle, la nouvelle réglementation aurait interdit de fait l’utilisation de logiciels libres de caisse en rendant théoriquement illicite toute modification par les utilisateurs mais elle a fait l’objet d’évolutions qu’il convient d’étudier ensemble sous la forme de quatre interrogations.

Qui est concerné ?

A cet effet, il suffit de se rendre sur le site internet des services fiscaux qui propose un outil destiné à cette fin. Le dispositif viserait globalement toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse et c’est la fonctionnalité d’encaissement qui importe. Ne sont donc pas concernés les logiciels ou systèmes qui déclenchent « obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable ». Le moyen de paiement ou le fait que le système soit hébergé localement ou en ligne n’a d’ailleurs aucune incidence sur l’application ou non du dispositif.

Quels logiciels ?
Le logiciel concerné, quelle que soit sa qualification (de caisse, comptable ou de gestion), nécessite de disposer d’une fonctionnalité de caisse devant satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. »

Quelles sont les obligations ?
Pour les personnes utilisatrices : en cas de contrôle, elles devront fournir une certification ou une attestation individuelle remise par l’éditeur établissant que les fonctions d’encaissement du logiciel ou système satisfont les « conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » (quatre conditions nécessaires). Elles doivent donc disposer d’un document à jour correspondant à la version du logiciel ou système qu’elles utilisent.
Pour les intégrateurs (compris dans la qualification d’éditeurs du dispositif), ils doivent faire certifier leur logiciel ou système de caisse ou attester que celui‐ci satisfait les quatre conditions mentionnées précédemment. Ils sont désormais soumis à une obligation de moyens renforcée et non plus de résultat.

Est‐il possible d’utiliser des logiciels libres ?
Le texte définit le logiciel libre en rappelant les quatre libertés et intègre dans la dynamique du dispositif la liberté pour l’utilisateur de modifier son logiciel, dans le respect des quatre conditions. L’utilisateur est libre de modifier son logiciel. S’il fait une modification qui concerne une ou plusieurs des quatre conditions, une modification « majeure », il sera considéré comme l’éditeur du logiciel et il donc responsable des obligations qui s’y attachent. Parallèlement, la liberté pour l’utilisateur d’effectuer des modifications « mineures » est possible si ces modifications ne concernent pas les fonctionnalités et donc n’entachent pas la validité de l’attestation ou de la certification.

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